如何做好人事档案管理

摘要：本文主要介绍人力资源管理中的一个重要环节——人事档案管理方法，包括建立档案、管理档案、查询档案和保密措施等方面。同时，还会结合实际案例，为大家详细阐述如何做好人事档案管理。

 

 

一、建立档案

1.1 档案的分类

根据档案的性质和用途，可以将档案分为个人档案和部门档案两类。其中，个人档案是记录员工个人信息和工作经历等的档案，而部门档案是记录部门组织架构、工作职责等的档案。

1.2 档案的建立

建立档案的前提是要先确定档案的范围和内容，然后按照一定的规范和流程建立档案。建立档案时，应当根据不同的档案类别和用途，制定不同的档案建设方案，包括档案的分类、编号、存储方式、保管期限等。

1.3 档案的归档

建立好档案之后，应当按照规定进行归档。归档时，应当按照档案类别、编号、时间等要素进行分类，便于后续的管理和查询。

二、管理档案

2.1 档案的存放

档案室是存放档案的专门场所，应当保证环境干燥、通风、防火、防盗等。同时，还应当对档案进行分类、编号、标识，便于后续的管理和查询。

2.2 档案的维护

档案的维护包括档案的整理、修缮、加固、转移等。其中，档案的整理是指对档案进行分类、整理、清点等操作；档案的修缮是指对档案进行修补、复制、整合等操作；档案的加固是指对档案进行防潮、防虫、防腐等操作；档案的转移是指将档案从一个存放地点转移到另一个存放地点的操作。

2.3 档案的借阅

档案的借阅是指员工在需要查询档案时向档案室申请借阅档案，并在规定时间内归还档案。在进行借阅时，应当填写借阅登记表，记录借阅人、借阅时间、借阅目的等信息。

三、查询档案

3.1 查询的方式

查询档案的方式有两种，一种是通过现场查阅方式进行查询，另一种是通过电子文档方式进行查询。现场查阅方式是指员工到档案室进行查阅，而电子文档方式是指员工通过电脑网络进行查询。

3.2 查询的流程

查询档案的流程一般包括填写查询申请表、审核查询申请、查阅档案、记录查询结果等环节。其中，审核查询申请是为了避免档案被非法查阅，保护员工个人隐私。

四、保密措施

4.1 保密等级

根据档案的内容和用途，应当确定不同的保密等级。其中，一般将档案分为绝密、机密、秘密、普通等级。

4.2 保密措施

对于不同保密等级的档案，应当采取不同的保密措施。其中，绝密档案应当设置专门的保密室，并采取严格的措施保护；机密档案应当采取加密、授权查阅等措施保护；秘密档案应当采取限制范围、限制查阅、定期审查等措施保护；普通档案应当采取普通的保管措施即可。

人事档案管理是人力资源管理中的一个重要环节，对于企业的管理和发展具有重要意义。在进行档案管理时，应当根据档案的性质和用途，制定不同的档案建设方案，并采取相应的管理措施和保密措施。同时，还应当注重档案的维护和查询，保证档案的准确性和完整性。

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